¡Alarma!, primer día de trabajo de un nuevo empleado, ¡pónganse a cubierto!

Preparar y tener protocolizados los primeros días de un nuevo empleado en la empresa son la clave para la permanencia y la obtención futura de buenos resultados laborales, y también en la construcción de una buena relación con la empresa, la dirección y los compañeros de trabajo.

“En todo matrimonio que ha durado más de una semana existen motivos para el divorcio. La clave consiste en encontrar siempre motivos para el matrimonio”

Robert Anderson, (1805-1871) abogado, político y diplomático estadounidense

“Convocó una asamblea la Directora de Producción para informar de la “pérdida” de una cierta cantidad de dinero del fondo de caja chica de la oficina. Nos decía que como no era posible determinar quién se había “equivocado”, debíamos contribuir solidariamente para cubrir esa falta. Levanté la mano y pregunté si yo también tenía que poner 6 euros, pues era mi segundo día y no tenía ni idea de que existía una caja chica… Con cara de pocos amigos me confirmó que yo también estaba obligado. Directamente fui a ver a mi Director de RRHH a pedir un anticipo para hacer frente a tal desembolso…, sin saber claramente cómo debía solicitarlo”.

Lo anterior es una anécdota de mi segundo día de trabajo en una empresa. Cuando pienso en todos mis primeros días en todas las empresas en las que he trabajado, (Me siento Millennial diciendo esto…), siempre me vienen a la memoria las enseñanzas de mis profesores del Máster de Recursos Humanos, y mi viejo manual de Administración de Recursos Humanos (Va por la décima edición cuando publico este post…), de Idalberto Chiavenato: la normalmente olvidada importancia de la Cenicienta de los RRHH: los procesos de incorporación, acogida y seguimiento.

Al llegar a una empresa sueles estar muy perdido los primeros días. No conoces a la gente, no conoces los procesos de trabajo, no tienes ni idea de cuáles son las dinámicas de las relaciones entre los trabajadores. Algunos nunca hemos tenido reparos en preguntar lo que necesitamos, pero otros, más reservados, tímidos o temerosos, se callan e intentan sobrevivir hasta ir encontrando las respuestas por casualidad o el paso del tiempo, y finalmente ocupando su rol como una pieza más en el engranaje de la empresa.

Los primeros días son determinantes

No lo digo yo, lo dicen estudios e informes realizados por instituciones de renombre. En el estudio Support, Undermining, and Newcomer Socialization: Fitting in During the First 90 Days publicado en el estadounidense Academy of Management Journal en 2013, se fueron administrando encuestas periódicas, hasta 14 en 90 días, a 264 empleados en sus tres primeros meses de trabajo en diversas empresas. Este trabajo concluyó que el apoyo temprano, o el debilitamiento de este en los primeros días, tienen una trascendencia enorme, con independencia de que se corrija o no el apoyo ofrecido al recién llegado en adelante, en la consecución de buenos resultados laborales, y en la construcción de una buena relación con la empresa, la dirección y los compañeros de trabajo.

Por otro lado, a pesar de que una incorporación exitosa en la nueva empresa la consideran una prioridad urgente e importante el 79% de los líderes empresariales encuestados, los cierto es que el 4% de los nuevos empleados abandona el empleo después de un primer día desastroso. El 22% de la rotación se produce durante los primeros 45 días. Los costes para la empresa por la pérdida de un trabajador en su primer año, se estiman al menos en tres veces el salario de ese empleado. Estas son las principales conclusiones del Estudio Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success realizado por el prestigioso Bersin by Deloitte, Deloitte Consulting LLP. Si quieres profundizar sobre los costes de la pérdida de capital humano, no te pierdas mi artículo El talento que se va, cómo gestionarlo.

¿Cómo solventan en la práctica las empresas esos primeros días?

Bueno, está el “vete mirando esta documentación. Si tienes alguna duda me preguntas”. Te quedas ahí ojeando catálogos de producto, especificaciones técnicas, o trasteando con aplicaciones corporativas en el ordenador. Cuando acabas no sabes si puedes ir a interrumpir a tu jefe, que está muy ocupado, y cuando te ve acercar pone cara de “¿a ver que le digo a este ahora?”.

En otras empresas tienen preparado un “manual de acogida”, genérico la mayoría de las veces, donde se presenta la empresa, su cultura, y se describen sus departamentos. Te lo endosan y ahí tienes para dos días. Hay versiones avanzadas de manual de acogida que incluyen el régimen de permisos, licencias y vacaciones, el catálogo de prestaciones sociales de la empresa, el plan de formación continua, el plan de igualdad, las políticas de responsabilidad social, pero para incluir esto, primero debe existir.

Algunos jefes le dicen a un compañero “vete explicándole como funciona esto durante esta semana”, un compañero al que le encasquetan la responsabilidad de manejar el proceso de incorporación de un nuevo trabajador, el “encasquetado”. Aquél mira al nuevo como si dijera “vaya muerto que me ha caído, con todo lo que tengo que hacer…” Lo peor es que el nuevo empleado sospecha que no le cuentan todo, o que no se lo cuentan bien, total, el nuevo también vería amenazado su puesto si llegase otro, porque, seamos claros, en personas inseguras, siempre está al acecho el miedo a que te sustituya este al que en teoría estás formando.

Otra historia, diferente de la del párrafo anterior, es el caso del “buddy”, un compañero de la misma categoría y departamento que, en un proceso documentado y protocolizado, ayudará durante los primeros días al nuevo trabajador. Es una buena fórmula siempre y cuando se libere de parte de sus tareas al “buddy” para destinar tiempo al nuevo compañero…, porque si no lo liberan lo que consiguen es sobrecargarlo, y como en los juegos de mesa, llegados a este punto, para de leer aquí y relee el párrafo anterior que le queda mejor.

Luego están los casos en los que ponen a disposición del nuevo empleado un “mentor”. Una persona con mucha experiencia en la organización, que no tiene que pertenecer al mismo departamento que el nuevo empleado, pero con conocimientos suficientes para poder orientarlo, que pueda guiarlo durante las primeras semanas en la resolución de todas sus dudas, no solo operativas, sino de cualquier otra índole. Generalmente, cuando se emplea el mentoring, se trata de una empresa que dispone de un Plan de Acogida a los nuevos empleados, con un Manual, un calendario de reuniones con responsables, e incluso, la programación de Píldoras Formativas y evaluaciones parciales periódicas. Esto sería lo ideal. Pero lo normal es sentirte como Tom Hanks en “Náufrago”, sólo, sin nadie con quien hablar y sin saber qué hacer o a dónde ir.

Las claves en la incorporación del Talento a la empresa

Un Director de RRHH me dijo una vez que “los candidatos son de RRHH, y los trabajadores son del departamento donde presten servicio”. Por eso, en aquella empresa se hacían unos procesos de selección magníficos, y el candidato iba sobre una alfombra de plumas hasta que, muy a pesar de este Director, se perdía en una niebla cuando firmaba su contrato. Esto es indeseable, el área de Gestión de RRHH debe estar involucrada en todos los procesos que resulten en la aplicación de políticas de RRHH.

¿Crees que puede ser peor?, sí, claro: Que la selección de personal la realizaran personas no expertas en la materia. Hay empresas en las que los propios jefes de departamento o el empresario mismo, que guiados de su intuición más que de datos objetivos, contratan a personas que al final lo único que hacen es engordar exponencialmente el índice de rotación de personal. Nada recomendable por los costes económicos y de imagen que supone la rotación.

Al margen de si la selección la realizan profesionales de RRHH o amateurs, es importantísimo establecer un calendario de evaluación para las nuevas incorporaciones, para asegurar que la empresa ha captado al mejor colaborador, y, también, para el cumplimiento de plazos legales, como es, el periodo de prueba o la conversión de tipo de contrato. Cuando como Técnico de RRHH he tenido que comunicarme con el responsable de un departamento para hacerle la eterna pregunta: – oye, ¿qué hacemos con Pepito?, ¿consideramos que ha pasado el periodo de prueba?, llamándolo dos semanas antes, (Vivan las alertas de calendario), la mayoría de las veces, lamentablemente,  me han contestado:

• Pues no sé qué decirte.
• Déjame preguntar a uno de los supervisores.
• No ha metido la pata, eso es que es bueno.
• ¿Ese quién es?, no lo tengo ubicado.
• No he trabajado mucho con él.

Piensa en la productividad y evita el retrabajo. Cuenta siempre con profesionales en RRHH y preocúpate por los primeros días del nuevo empleado, su llegada quizás sea lo que faltaba para el despegue definitivo de tu negocio. Su supervivencia y éxito están en juego, porque:

“Necesitamos distintas clases de información, influencias distintas y voces distintas. No se pueden encontrar todas las respuestas a las interrogantes de la vida y de los negocios en una sola persona o en una sola fuente”

Jim Rohn, (1930-2009), empresario estadounidense, autor y orador motivacional.

Imagen: Bench Accounting on Unsplash